La file active est l'indicateur le plus regardé d'une EMSP : c'est lui qui dimensionne les financements et alimente la cartographie ARS. Pourtant, sa définition exacte varie selon les équipes, et les erreurs de calcul sont fréquentes.
1. Trois notions à ne pas confondre
File active annuelle
Nombre de patients ayant bénéficié d'au moins une intervention de l'EMSP entre le 1er janvier et le 31 décembre. C'est l'indicateur attendu par l'ARS.
File active instantanée
Nombre de patients suivis à une date donnée (typiquement le dernier jour de la période). Utile pour piloter la charge actuelle de l'équipe.
Patientèle
Ensemble des patients connus de l'EMSP sur la durée, toutes années confondues. Cet indicateur est rarement demandé par l'ARS, mais utile pour suivre le territoire couvert.
2. Critères d'inclusion et d'exclusion
Un patient entre dans la file active de l'année N s'il remplit les deux conditions :
- il a fait l'objet d'au moins une intervention tracée sur l'année N (consultation, visite, staff, RCP, conseil téléphonique),
- cette intervention concerne une prise en charge palliative, et non un simple échange d'information administrative.
Un patient suivi sur plusieurs années consécutives compte une fois par an, dans chaque année où il a été vu.
3. Les 3 erreurs de calcul les plus fréquentes
- Compter les staffs comme une seule intervention. Un staff hebdomadaire qui passe en revue 10 patients génère 10 interventions, et pour ces 10 patients, le staff sert d'événement d'entrée dans la file active.
- Oublier les patients vus uniquement au téléphone. Un conseil téléphonique sans visite physique est une intervention comme une autre. Le patient doit être créé dans le système et entrer dans la file active.
- Compter les patients sortis en début d'année dans la file active de l'année suivante. Si un patient est sorti en décembre N-1 et n'a aucune intervention en N, il n'appartient pas à la file active de N.
4. Exemple chiffré
Une EMSP suit 87 patients au 31 décembre 2025 (file active instantanée). Sur 2025, elle a inclus 142 nouveaux patients et 95 patients sont sortis (décès, transfert).
Sa file active annuelle est de : 87 + 95 = 182 patients. Ou de manière équivalente : 40 patients de N-1 encore suivis en début N + 142 inclusions = 182.
5. S'appuyer sur un outil métier
Recalculer la file active à la main à partir d'un tableur Excel expose à toutes les erreurs ci-dessus. Un outil métier comme PalliaD maintient pour chaque patient son statut (en attente, ouvert, fermé) et son historique d'interventions partagé par l'équipe. Ces données alimentent ensuite l'écran bilan d'activité qui restitue le nombre de patients suivis, d'interventions et leur répartition.