Le bilan d'activité ARS est l'exercice annuel le plus chronophage et le plus stressant pour une Équipe Mobile de Soins Palliatifs. Voici une trame claire, les indicateurs attendus, les pièges à éviter et un planning réaliste pour aborder l'exercice 2026 sereinement.
1. À quoi sert le bilan ARS d'une EMSP ?
Le bilan d'activité transmis à l'Agence Régionale de Santé (ARS) a trois fonctions imbriquées :
- Justifier les financements alloués à l'équipe (crédits MIG, FIR, ARS),
- Alimenter la cartographie régionale de l'offre en soins palliatifs,
- Préparer la négociation CPOM et les renouvellements d'autorisation.
Concrètement, c'est ce bilan qui détermine si votre EMSP conservera son enveloppe l'année suivante. Mieux il reflète votre activité réelle, plus votre négociation budgétaire est solide.
2. Les indicateurs ARS incontournables
Les grilles ARS varient légèrement d'une région à l'autre, mais un socle commun s'impose à toutes les EMSP :
Activité clinique
- File active annuelle (patients vus au moins une fois sur l'année),
- Nouvelles inclusions et sorties (décès, transfert, arrêt de suivi),
- Nombre d'interventions par type : consultation, visite, staff, RCP, téléphone,
- Répartition par lieu : hôpital (service demandeur), EHPAD, HAD, domicile,
- Pathologies principales (codification CIM-10 ou CIM-11).
Ressources humaines
- ETP par profession : médecin, IDE, psychologue, AS, kinésithérapeute, secrétariat,
- Formations suivies par l'équipe (DU/DIU, congrès),
- Turn-over et postes vacants.
Activité transverse
- Enseignement : heures dispensées en IFSI, fac, DU, IRTS, formations en service,
- Recherche : projets en cours, abstracts soumis, publications,
- Communication externe : congrès, articles grand public, vulgarisation.
3. Les 5 pièges qui coûtent le plus cher
- Compter les patients hors période. Un patient inclus en décembre N-1 mais vu seulement en janvier N : appartient à la file active de N, pas de N-1.
- Ne pas distinguer "intervention" et "passage". Un staff hebdomadaire avec 12 patients listés = 12 interventions, pas une seule.
- Sous-déclarer les temps de déplacement. Pour une EMSP territoriale, les trajets peuvent représenter 15 à 25 % du temps clinique réel.
- Oublier les conseils téléphoniques. Ils représentent souvent un quart de l'activité, et sont rarement tracés sans outil dédié.
- Reconstruire les ETP en fin d'année. Les variations (congé maternité, vacance de poste) doivent être prises à la maille mensuelle, pas annuelle.
4. Planning recommandé pour le bilan N
- Janvier N+1 : clôture des saisies de l'année N, vérification des données patient incomplètes.
- 1re quinzaine de février : extraction des indicateurs, premier draft du rapport, validation chef de service.
- 2e quinzaine de février : rédaction des sections narratives (faits marquants, perspectives), relecture équipe.
- Mars : validation direction, transmission ARS.
Sans outil dédié, ce planning est rarement tenable : le bilan s'étale d'avril à juin, et mobilise plusieurs ETP au lieu d'un seul chef de service.
5. Comment PalliaD raccourcit le bilan
Toutes les données saisies dans PalliaD (patients, interventions, activité transverse) alimentent automatiquement un bilan d'activité organisé en 9 rubriques : clinique, universitaire, recherche, enseignement, communication externe, gestion, institutionnel, développement individuel, autre.
Le bilan se consulte à l'écran avec KPI, graphiques, carte des lieux et tableau croisé Lieux × Contenus, et s'exporte en PDF prêt à transmettre. L'export Excel et Word est sur la roadmap.